Ratgeber · Stand November 2026
E-Rechnung für Solo-Selbstständige: was 2027 und 2028 wirklich kommt
Seit Januar 2025 muss jede Firma in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das Schreiben wird in zwei Stufen Pflicht. Hier steht, was davon dich betrifft, welche Art Werkzeug passt und worauf du beim Vergleich achtest.
Der Fahrplan
seit 01.01.2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Firmen empfangen können. Auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
bis 31.12.2026Übergang: Papier und PDF dürfen weiter verschickt werden.
ab 01.01.2027Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen schreiben. Alle anderen dürfen noch bis Ende 2027 PDF oder Papier nutzen.
ab 01.01.2028Jedes Unternehmen schreibt an andere Firmen im Inland E-Rechnungen. Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatleute.
Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Welche Art Werkzeug passt zu dir?
Hier ein Vergleich nach Werkzeugart statt nach Marke. Preise ändern sich ständig, die Art des Werkzeugs entscheidet länger.
| Werkzeugart | Passt für | Stärke | Haken |
|---|---|---|---|
| Rechnungsprogramm in der Cloud mit Buchhaltung | Freiberufler mit vielen Firmenkunden | Schreibt und empfängt E-Rechnungen, Belege landen direkt in der Buchhaltung | Monatliche Gebühr, Daten liegen beim Anbieter |
| Reines Rechnungsprogramm | Wenige Rechnungen im Monat, Buchhaltung macht der Steuerberater | Günstig, schnell gelernt | Empfang und Archiv musst du extra lösen |
| Lösung des Steuerberaters (z. B. DATEV-Anbindung) | Wer ohnehin alles an die Kanzlei gibt | Kein eigener Aufwand beim Archiv | Weniger eigener Überblick, Kanzlei muss mitmachen |
| Kostenloses Werkzeug (Open Source, Behörden-Formulare) | Einzelne Rechnungen, z. B. an Behörden | Kostet nichts | Viel Handarbeit, kein Archiv, keine Mahnungen |
| Word oder Excel mit PDF | Nur noch Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatleute | Vertraut | Für Firmenkunden ab 2028 nicht mehr zulässig |
Fünf Fragen, bevor du ein Werkzeug wählst
- Kann es XRechnung und ZUGFeRD schreiben und lesen, nicht nur eins davon?
- Bewahrt es die Original-XML-Datei unveränderbar auf? Die Bilddarstellung allein reicht nicht.
- Kann es eine Leitweg-ID eintragen? Die brauchst du für Rechnungen an Behörden.
- Kommst du an deine Daten, wenn du kündigst (Export als Datei)?
- Passt es zu deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltung?
Der E-Rechnung-Kompass zum Ausdrucken
Für alle, die das in einer Stunde erledigt haben wollen statt in drei Abenden Recherche. Eine druckfertige Arbeitsmappe:
- Fahrplan nach deiner Lage: Kleinunternehmer, bis 800.000 €, darüber
- Prüfliste mit 14 Fragen für den Werkzeugvergleich, zum Ankreuzen
- Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG als Abhakliste
- Einrichtung des Empfangs in sieben Schritten, inklusive Archiv
- Vier Textvorlagen: Kunden nach ihrer Rechnungsadresse fragen, Lieferanten deine Adresse nennen, Behörden nach der Leitweg-ID fragen, Absprache mit dem Steuerberater
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Dieser Ratgeber ist allgemeine Information, keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag deinen Steuerberater. Die Seite enthält keine Partnerlinks und keine Werbung für einzelne Anbieter.